Mit jelent az elektronikus számlázás?

Az elektronikus számlakibocsátás azt jelenti, hogy a számla nem papírra készül, hanem elektronikus úton kerül kibocsátásra, befogadásra ÉS továbbításra is. Az ilyen módon készült számlát nyomtatni, lefűzni, papíron kontírozni TILOS!, mivel a kibocsátó és a befogadó is elektronikus formában kell, hogy könyvelje és tárolja.

Figyelem! Ha Ön a papíralapon készült számlát beszkenneli, vagy elfaxolja, az még nem minősül elektronikus számlának! Az eredetit ugyanúgy postára kell adnia ügyfelének!

Akkor beszélhetünk elektronikus számláról, ha a számlára nézve az alábbi két eset valamelyike érvényes: 

  •  Elektronikus aláírással hitelesített számla (PKI): legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel ellátott elektronikus úton kibocsátott, illetőleg ilyen alapon rendelkezésre álló számla.

VAGY

  • Zárt elektronikus adatcsere rendszerben kibocsátott számla (EDI): zárt elektronikus adatcsere rendszerben elektronikus adatként előállított és továbbított számla. (Az EDI rendszer megvalósítása nagytömegű számlakibocsátás esetén általános, komoly informatikai fejlesztést igényel(het) mind a kibocsátó, mind a befogadó oldalán.)

 

Az Önnek nyújtott megoldással 1-es pontban említett módon készülnek a számlák. Az Ön számláit elektronikus aláírással és időbélyegzővel is ellátjuk! Ezen túl pedig a számlák adattartalmát elektronikus formában is az Ön rendelkezésére bocsájtjuk, így támogatva az Ön számla-feldolgozási folyamatait.

Az ily módon készült elektronikus számla kötelező adattartalmi elemei teljes mértékben megegyeznek a papír alapú számla kötelező adattartalmával. Az ide vonatkozó követelményeket az Áfa törvény szabályozza.

Fontos szempont, hogy Ön csak akkor bocsájthat ki számlát elektronikus úton, amennyiben biztosítani tudja a számla adattartalmának sértetlenségét és eredetiségét.

Ezeket a következő elemek garantálják:

  • fokozott biztonságú elektronikus aláírás
  • időbélyegző


Az általunk készített elektronikus számlák megfelelnek ezeknek a követelményeknek!

Lássuk, mit jelent ez a két fogalom: elektronikus aláírás és időbélyegző!

Az elektronikus aláírás azt jelenti, hogy minden elektronikusan kiállított számlához tartozik egy olyan „kapcsolt” dokumentum is, amelynek adattartalma megmutatja, hogy ki az, aki azt az adathalmazt (pl. vevő adatait, kiszámlázott tételeket, stb..) hozzáfűzte a számlához. Vagyis: tanúsítja, hogy ki írta alá az elektronikusan kiállított számlát. 

Az aláírás elkészítéséhez egy aláírói tanúsítvány szükséges: ez a tanúsítvány mutatja meg, hogy az adott elektronikus aláírásnak ki a tulajdonosa.

Az elektronikus időbélyegző az után kerül rá a számlára, amikor a számla elektronikus aláírása megtörtént. Az időbélyegző célja, hogy bizonyítsa, hogy az adott számla az időbélyegzés időpontban már létezett. Az időbélyegző segítségével azonosítani lehet az elektronikus számlát kiállító személyt, valamint biztosítékot is nyújt arra, hogy abban az időpontban amikor az időbélyegző a számlára került, a számla már elektronikusan aláírt formában létezett.

Tulajdonképpen a fenti két elem egy hivatalos biztosíték arra, hogy a számla pontos, korrekt módon került kiállításra.

Az elektronikus számla esetében nincs olyan másodpéldány, mint ami a papírszámla esetében létezik. Az elektronikus számláról bármennyi másolatot lehet készíteni, hiszen azok ugyanazt az információhalmazt fogják tartalmazni. Így minden „másolat” is eredeti számlának minősül.


Tudja Ön, hogy …?

… az elektronikus számla biztonságosabbnak tekinthető, mint a hagyományos papír alapú számla?  Ugyanis az elektronikus számla nehezebben hamisítható! Az elektronikus számlán elhelyezett elektronikus aláírás és elektronikus időbélyegző az elektronikus számla tartamának sértetlenségét és hitelességét garantálja.

Az e-számla nagyságrendekkel olcsóbb és sokkal biztonságosabb is, mint a papírszámla!

Hogyan kell kontírozni az elektronikus számlát? 

  • Mivel az elektronikus számla csak és kizárólag elektronikus formában létezik, papírra nyomtatott képe már nem tekinthető számlának! Tehát az e-számlát papíron kontírozni nem lehet!

  • Az elektronikus számlák alaki és tartalmi kellékeire viszont ugyanúgy vonatkozik a számviteli törvény, mint a papír alapú számlákra. Így az elektronikus számlák esetében is el kell végezni a kontírozást – a számlakibocsátó és a számlabefogadó részéről is –, méghozzá úgy, hogy a kontírozási adatok egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva kerüljenek fel a számlára.

Így kell, tehát, kontírozni az elektronikus számlákat:

  • A kontírozási adatokat elektronikus formában kell létrehozni.

  • A kontírozási adatokat a számlán nem lehet feltüntetni.

  • A kontírozási adatok és a számla egyértelmű, elválaszthatatlan módon történő hozzárendeléséről, az utólagos módosítás lehetőségének kizárásáról a kontírozást végzőnek kell gondoskodnia.

A hozzárendelésnek törvényben meghatározott kizárólagos formája, technikai előírása nincsen, azt a szervezet belső működési rendjében foglaltak szerint kell végrehajtani. 

Egy hasznos tipp Önnek: 

A kontírozás követelményei legegyszerűbben elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával teljesíthetők. De csak abban az esetben, ha az elektronikus számla hozzárendelése a könyveléshez a számla sorszáma (azonosítója) alapján történik, és a számla visszakereshető, valamint megőrzi a könyvelésben történő rögzítés időpontját is, és utólagos módosítás lehetősége kizártnak tekinthető.

Lépjen velünk kapcsolatba, és tegye fel a kérdéseit nekünk!

Töltse ki az alábbi űrlapot, és kollégáink 4 órán belül felveszik Önnel a kapcsolatot egy minden kötelezettségtől mentes beszélgetés céljából.